Hilfe · Eigentümergemeinschaft

Belegprüfung

Als eingeladene Prüferin oder eingeladener Prüfer die Belege der Gemeinschaft online prüfen und Rückfragen stellen.

Wozu dient die Belegprüfung?

Der Verwaltungsbeirat prüft Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und die zugrunde liegenden Belege, bevor die Eigentümer beschließen (§ 29 Abs. 2 WEG). Hat Ihre Verwaltung Sie für eine Prüfung als Prüferin oder Prüfer eingeladen, erscheint im Menü der Bereich Belegprüfung (auf dem Handy unter Mehr). Andere Eigentümer sehen weder die Prüfung noch die Belege.

Die Einladung gilt bis zu dem Datum, das oben auf der Seite steht. Danach – und 30 Tage nach dem Abschluss der Prüfung – entfernt das Portal Belege und Rechnungen wieder.

Angabe	Bedeutung
Jahresprüfung	Prüfung der Belege eines Wirtschaftsjahres vor der Jahresabrechnung
Laufende Prüfung	Prüfung während des Jahres; neue Belege kommen laufend hinzu
Stichprobe	Ihre Verwaltung legt einen Anteil der Belege fest; Belege ab einem Mindestbetrag sind immer dabei

Belege prüfen

Öffnen Sie die Prüfung. Oben sehen Sie Anzahl und Summe der Belege und wie viele offen, geprüft, in Klärung oder beanstandet sind.
Wählen Sie mit den Knöpfen Offen, In Klärung, Geprüft oder Alle, welche Belege Sie sehen.
Zu jedem Beleg stehen Datum, Belegnummer, Konto, Buchungstext, Rechnungssteller und Betrag. Mit Beleg ansehen öffnen Sie die Rechnung.
Ist alles in Ordnung, tippen Sie auf Geprüft. Haben Sie eine Frage, öffnen Sie Rückfrage oder Beanstandung, schreiben Ihre Frage bzw. Beanstandung und tippen auf Rückfrage senden bzw. Beanstanden.

Ihr Vermerk geht an Ihre Verwaltung; bis er dort angekommen ist, steht am Beleg „wird übermittelt“. Antworten der Verwaltung erscheinen unter dem Beleg – eine beantwortete Rückfrage steht wieder bei Offen, damit Sie sie abschließend prüfen können. Einen Vermerk zurücknehmen können Sie nicht; setzen Sie stattdessen einen neuen, zum Beispiel Geprüft.

Abschluss

Ist die Prüfung abgeschlossen, steht oben das Prüfergebnis, das Ihre Verwaltung im Prüfbericht festhält; weitere Vermerke sind dann nicht mehr möglich. Den unterschriebenen Prüfbericht erhalten Sie von Ihrer Verwaltung.

Wenn es nicht klappt

Meldung	Bedeutung
„Sie sind derzeit zu keiner Belegprüfung eingeladen.“	Es gibt für Sie keine Prüfung (mehr) – etwa weil die Einladung abgelaufen ist. Fragen Sie bei Bedarf Ihre Verwaltung.
„Diese Belegprüfung gibt es nicht oder Ihre Einladung gilt nicht mehr.“	Die Einladung ist abgelaufen oder die Prüfung wurde entfernt.
„Der Beleg wird gerade übertragen. Bitte versuchen Sie es in einigen Minuten erneut.“	Die Rechnung ist noch unterwegs zum Portal; einige Minuten warten und erneut Beleg ansehen tippen.
„kein Beleg hinterlegt“	Zu dieser Buchung hat Ihre Verwaltung keine Rechnung bereitgestellt. Stellen Sie bei Bedarf eine Rückfrage.
„Bitte beschreiben Sie Ihre Rückfrage bzw. Beanstandung.“	Für Rückfrage senden und Beanstanden ist ein Text nötig.
„Der Text ist zu lang (höchstens 4000 Zeichen).“	Den Text kürzen.
„Die Prüfung ist abgeschlossen – Vermerke sind nicht mehr möglich.“	Siehe Abschluss.
„Heute sind keine weiteren Vermerke möglich.“	Sie haben heute schon sehr viele Vermerke gesetzt; morgen geht es wieder.
„Ihr letzter Vermerk wurde nicht übernommen: …“	Ihre Verwaltung konnte den Vermerk nicht übernehmen; der Grund steht dabei. Setzen Sie bei Bedarf einen neuen Vermerk.